Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información -2


¿Cómo evaluar un sistema informático para la gestión del conocimiento?

SGI6-1000

En la primera parte de esta entrega presentamos las consideraciones generales para evaluar un sistema informático de Gestión del Conocimiento con base en:

  1. Madurez de la organización para la gestión informática.
  2. Características del software.
  3. Desarrollo a la medida.
  4. Propuesta de valor del fabricante.
  5. Uso del software. Valor.
  6. Consultoría y Acompañamiento.

También presentamos los principales elementos para determinar la “madurez de la organización” para la Gestión Informática del Conocimiento.

A continuación presentamos lineamiento para evaluar el software de Gestión del Conocimiento.

CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE

El software de Gestión del Conocimiento es un módulo informático que depende de la plataforma tecnológica, del lenguaje de programación así como de su capacidad de inter-comunicación entre usuarios, del acceso selectivo a documentos y de su compatibilidad con diferentes tipos de datos.

Las características de cada sistema normalmente son destacadas por el fabricante del software. Para facilitar la comprensión, independiente de la marca, encaramos el análisis en dos frentes: Tecnología y Funcionalidad.


TECNOLOGÍA

IconsTICEs el parámetro que determina la construcción del software en términos de la infraestructura (hardware) y de la plataforma (sistema operativo), que determinan los protocolos tecnológicos de Seguridad y de Comunicación.

Para rapidez y transparencia en la instalación necesariamente el software debe funcionar on-line, ya sea en la intranet de la organización o en un servicio en la nube. En la misma dirección es conveniente que sea compatible con el Sistema Operativo de la organización. Los sistemas multi-plataforma, funcionan en servidores de cualquier Sistema Operativo: Windows, Mac, Linus o Android.

Para el funcionamiento on-line solo se necesita que los terminales, PC y dispositivos estén conectados a la red y dispongan de un navegador actualizado y con protocolo de seguridad. En este caso el consumo de red es mínimo, no se requieren cambios en la infraestructura actual y es posible conectarse al sistema en forma sencilla, en cualquier hora y lugar.

La herramienta de desarrollo debe ser robusta para permitir muchos usuarios simultáneos como JAVA EE que además es portable, escalable y segura en el lado del servidor. También puede utilizar sistemas estándar para administrar los datos a través del servidor -Appache, Tomcat o de MS-SQL-Server

Para controlar el acceso a la información, como también para cumplir obligaciones legales, evitar pérdidas de información y gestionar la recuperación de desastres es conveniente que el sistema cumpla con las especificaciones de un Sistema de Gestión de la SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN –SGSI, normalmente basado en ISO 27001. También debe buscarse un alto nivel de SEGURIDAD DE LA COMUNICACIÓN, garantizado por protocolo específico y encriptado (como el que utilizan las aplicaciones bancarias). La seguridad en el puesto de trabajo debe ser sencilla de aplicar y de propagar por todo el sistema.

ESTRUCTURA INFORMÁTICA

IconProcesoLa organización de la información orienta los resultados y permite la evolución hacia los objetivos de cada cargo.

Para estructurar los macro-procesos y procesos y priorizar el Conocimiento Clave de la organización frente a sus Objetivos Estratégicos, bajo un marco de Arquitectura Informática el software Clarity integra a los Gestores del Conocimiento, independiente de la naturaleza del cargo o de la especialidad de su actividad, a partir de roles clasificados con base en la matriz RACSI: Responsable, Aprobador, Soportador, Consultado, Informado.

En forma complementaria brinda espacios para la acción estratégica y operativa al facilitar la Gestión Funcional del Conocimiento a través de:

  • La normalización, documentación, verificación y actualización de la información.
  • El estímulo a la innovación con opciones de adición, evaluación y consolidación de “lecciones aprendidas”.
  • El desarrollo de la “Universidad Corporativa”, para definir el conocimiento requerido en cada proceso, estimular el auto-aprendizaje y los planes de carrera, como también para evaluar y certificar pruebas de conocimiento.

Para facilitar la operación y la administración integra un esquema de entrada de datos a través de un sistema fractal de decisiones, fundamentado en la misión, la visión, los objetivos, políticas y normas de la organización, así como en los recursos del cargo, a cualquier nivel de participación.

Para apoyar informáticamente la Gestión del Conocimiento Organizacional puede utilizarse un software estructurado como Clarity o uno flexible como Aiprox, que pueda ser adaptado a los requerimientos de información del programa corporativo de Gestión del Conocimiento e inter-relacionado con el ERP corporativo.

FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE

IconsInnova1El software debe estar en capacidad de soportar el modelo de Gestión del Conocimiento de la organización tanto en lo conceptual como en lo funcional, para entregar datos fiables, facilitar acceso selectivo a los usuarios del sistema, incorporar las áreas funcionales y controlar todos los procesos de la organización.

Su conceptualización debe estar fundamentada en una base teórica comprensible que integre metodologías administrativas (objetivos, procesos, calidad), educativas (inteligencia, competencias, formación, aprendizaje), culturales (sociales, antropológicas), físicas (incertidumbre, complejidad, extinción) y técnicas (TIC).

El sistema debe proveer servicios de directorio (páginas amarillas) para facilitar la comunicación con expertos o autores, así como para la gestión documental de cada usuario (manuales, confidencialidad) y de comunicación entre ellos. Puede integrar correo electrónico, teléfono, bibliotecas, archivos, acceso a software y otros elementos, así como las metodologías y buenas prácticas para desarrollar Planes de Carrera y registrar, consensuar y auditar el conocimiento.

IconsTICLas opciones de funcionalidad varían con el fabricante. Es deseable que el software tenga la siguiente funcionalidad:

  1. Definición de perfiles de cargo.
  2. Opción para reclutamiento y selección de personal.
  3. Aseguramiento de la calidad de los procesos.
  4. Sistema confiable y flexible que internamente permita diseñar, modificar y evolucionar el proceso informático, sin necesidad de intervención externa.
  5. Estímulo a la innovación al facilitar mejoras constantes y detalladas de cualquier usuario, en cualquier nivel.
  6. Propagación automática de las mejoras, en forma pertinente.
  7. Opción para integrar “desarrollo a la medida”, con base en necesidades específicas.
  8. Autonomía para la gestión de la información, de help desk y mantenimiento técnico.

Para determinar el perfil del usuario se consideran los objetivos y la gestión en el puesto de trabajo, permisos de acceso, conocimiento adquirido (títulos y capacitaciones), conocimiento desarrollado (documentos realizados, ideas presentadas) y mapa que muestre su capacidad para generar nuevo conocimiento, así como la amplitud y eficiencia de su red. La página personal debe permitir datos como aficiones e intereses, opción de búsqueda de información, dentro y fuera de la organización, y biblioteca de documentos, plantillas o presentaciones.

MÉTRICAS

IconsOkDisponer de herramientas de control y métrica en cualquier punto facilita la evaluación y la toma de decisiones. En esta dirección es conveniente que el software disponga de:

  • Métricas convencionales o especializadas con capacidad para importar información de diversas aplicaciones y valorar avances generales o particulares del sistema.
  • Control gráfico de los activos informáticos, tanto personas, como aplicaciones, bases de datos y elementos de hardware que interactúan en el sistema.

 

TRASCENDENCIA

Debido a que la Gestión del Conocimiento Organizacional es un proceso continuo en un entorno cambiante, es bien importante que el sistema seleccionado esté basado en tecnología avanzada que integre inteligencia artificial, servicios de actualización de protocolos de comunicaciones y de modelos de cálculo y gestión de datos, para abordar el futuro sin riesgos de obsolescencia.

En la próxima entrega nos referimos a los elementos adicionales y colaterales que son importantes para evaluar un sistema informático de Gestión del conocimiento. En especial nos aproximaremos a:

  1. Integración de Desarrollo a la medida.
  2. Propuesta de Valor del fabricante.
  3. Valor del software. Modalidades de uso
  4. Consultoría y Acompañamiento.

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