Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información -3


¿Cómo evaluar un sistema informático para la gestión del conocimiento?

 

Como vimos antes, los elementos para la evaluación del software de Gestión del Conocimiento son:

  1. Madurez de la organización para la gestión informática.
  2. Características del software.
  3. Propuesta de valor del fabricante.
  4. Uso del software. Valor.
  5. Desarrollo a la medida.
  6. Consultoría y Acompañamiento.

En las entregas anteriores presentamos las consideraciones preliminares para evaluar un sistema informático de Gestión del Conocimiento y desarrollamos los puntos 1 y 2. A continuación abordamos los restantes.

 

PROPUESTA DE VALOR DEL FABRICANTE

Más importante que las características del software es la Propuesta de Valor del fabricante para asegurar el funcionamiento regular del sistema. Aquí es conveniente evaluar los Servicios de Instalación, Configuración, Operación y Mantenimiento, así como los de formación, la opción de funcionalidad a la medida y, por supuesto, el valor del software como también su esquema de licenciamiento.

En la Propuesta de Valor del fabricante es conveniente evaluar su capacidad técnica y de formación, trayectoria, estrategia comercial y satisfacción de los clientes.

FORMACIÓN

La formación es clave y acompaña integralmente los procesos de instalación, configuración operación y mantenimiento. Debe ser rápida y generar una experiencia grata, que proporciona aprendizaje, crecimiento y nuevas herramientas y no una mayor carga de trabajo.

La formación se realiza con base en el marco conceptual y en la estructura y funcionalidad del software. Incluye buenas prácticas, funcionalidad, herramientas, mejora continuada y mantenimiento del sistema. Normalmente está dirigida a:

  • Personal no técnico
  • Personal administrativo
  • Personal técnico (mantenimiento)

Es deseable que los participantes en los programas de formación reciban certificado de participación académica o como experto en el sistema (técnico)

COMUNIDADES DE PRÁCTICA

El programa de Gestión del Conocimiento normalmente se referencia a través de la primera Comunidad de Práctica, para diseminar el aprendizaje y los resultados, con el soporte de los documentos correspondientes. 

En la fase inicial el grupo debe ser heterogéneo, que represente todos los niveles de la organización, con el mismo poder de decisión para todos los individuos, independiente de su jerarquía. En las fases posteriores los grupos suelen ser especializados, por áreas funcionales (p. ej. mercadeo, desarrollo de productos) para profundizar la Gestión del Conocimiento en forma práctica.

UNIVERSIDAD CORPORATIVA

La Universidad Corporativa tiene como primer objetivo determinar el “pensum organizacional” de la empresa, con los contenidos de conocimiento y práctica, los instrumentos de evaluación y de certificación requeridos en cada cargo, para que cada persona aprenda, desarrolle los conocimientos necesarios para su desempeño regular, y realice propuestas de innovación, pertinentes y verificables, para mejorar los indices de efectividad y eficiencia como también para estimular el desarrollo individual y los planes de carrera en la organización. 

 Desarrollar la Universidad Corporativa es una asunto de alto nivel en la organización, requiere conocimiento profundo y una alto desarrollo del programa de Gestión del Conocimiento en la Organización. En este caso el software es una herramienta que facilita un proceso complejo que integra expertos, trabajadores, conocimiento, procedimientos, programas y recursos de aprendizaje y práctica, entre otros elementos.

 

INSTALACIÓN Y CONFIGURACIÓN

El servicio varía según el fabricante. La instalación física es relativamente rápida e incorpora el componente de software así como protocolos de seguridad, comunicaciones y otros especializados para tener acceso y control del sistema, antes de su configuración. Algunos fabricantes disponen de “laboratorio de pruebas”, on-line, para agilizar el proceso antes de la instalación final. En algunos casos la instalación incluye formación técnica.

La configuración sin embargo es una tarea compleja que requiere identificar y clasificar los procesos, con base en su relevancia para el alcance de los objetivos estratégicos de la organización como también crear registros, reglas de acceso y los parámetros definidos para los usuarios.

La configuración de los procesos normalmente se realiza con base en los resultados del diagnóstico. En esta fase es recomendable utilizar procedimientos para proyectos “Agile”[1] con el fin de entregar el máximo valor en el mínimo tiempo. 

[1] Basados en la Metodología Scrum identificada y definida por Ikujiro Nonaka e Hirotaka Takeuchi.

OPERACIÓN

Después de la configuración, teóricamente el sistema queda listo para su operación, lo que requiere “la integración de la gente”, tarea que conlleva un proceso de transferencia de conocimiento, entrenamiento y aprendizaje organizacional,  realizado a través de Equipo de Liderazgo[2] para formar expertos, transmitir el aprendizaje y capacitar al resto de la organización con el fin de “internalizar” el sistema en la organización

La página personal de los usuarios considera el cargo, los objetivos y la gestión en el puesto de trabajo, permisos de acceso, conocimiento adquirido (títulos y capacitaciones), conocimiento desarrollado (documentos realizados, ideas presentadas) y mapa que muestre su capacidad para generar nuevo conocimiento, así como la amplitud y eficiencia de su red. La página personal debe permitir datos como aficiones e intereses, opción de búsqueda de información, dentro y fuera de la organización, y biblioteca de documentos, plantillas o presentaciones.

[2] En Cesoft Colombia sugerimos asignar un líder, acompañado por un Comité KM, inter-disciplinario.

MANTENIMIENTO

En un software estructurado el mantenimiento se reduce a la supervisión regular del sistema. Es diferente de la actualización que se integra periódicamente al sistema de acuerdo con avances del software o de sus protocolos.

Es conveniente que en su propuesta de valor el fabricante procure un sistema auto-suficiente, que pueda ser mejorado internamente tanto en su configuración y métrica, como en el mantenimiento.

 DESARROLLO A LA MEDIDA

IconsPuzzleEn algunos casos, cuando la organización ha hecho avances sustantivos en Gestión del Conocimiento o de acuerdo con los objetivos de la Propuesta Estratégica de Gestión del Conocimiento, se hace necesaria la adición de funciones especiales, basadas en necesidades específicas de la organización. Las más usuales son:

  • Páginas amarillas
  • Bibliotecas documentales
  • Gestor de contenido
  • Gestor de aprendizaje
  • Gestor de news letters
  • Gestor social
  • Gestor de posicionamiento
  • Gestor de calendarios
  • Gestores de traducción -idiomas
  • Gestor de comunicaciones E-mail
  • Gestor de chat
  • Gestor de comunicación por voz
  • Intercambio de datos con otros módulos del SIG como LDAP, SAP o Moodle.
  • Integración tecnológica para facilitar el acceso desde dispositivos móviles.
  • Funciones colaborativas como foros y wikis, abiertos o cerrados.
  • Cadenas de Transmisión de Valor.
  • Representación Gráfica de procesos.
  • Auditaje oficial para normalización o de cumplimiento.
  • Gestión de infraestructuras IT como servicio – IAS[3]

En algunas marcas de software estas funciones están incluidas. Algunas necesitan protocolos especiales y no suelen estar instaladas como estándar. Si están disponibles pueden integrarse rápidamente y a bajo costo, en caso contrario requieren tiempo para su desarrollo y tienen mayor valor.

[3] Infraestructure as Service (por sus sigla en inglés). Servicio que permite la operación dinámica del sistema para ampliar o reducir la capacidad según el uso, lo que apunta a minimizar el consumo, reduce la inversión en activos fijos y significativamente los costos, que en algunos períodos pueden ser cero.

ESQUEMA COMERCIAL

IconsExploraTradicionalmente el valor del software de gestión de la información está determinado por el número de usuarios y se ofrece bajo las modalidades SAS –Software as Service o licenciamiento perpetuo.

Recientemente se observan propuestas para un número ilimitado de usuarios y valor del servicio por la utilización de la plataforma, que no requieren licencia e incluyen infraestructura (IAS).

Bajo este contexto es conveniente hacer análisis de costo-beneficios y ponderar los valores intangibles que ofrece el fabricante.

 

CONSULTORÍA Y ACOMPAÑAMIENTO

GESTIÓN DEL CAMBIO

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La Gestión integral del Conocimiento constituye un reto complejo porque inciden en la transformación de la organización. Ponerla en marcha puede generar traumas y dificultades de adaptación, porque no todos los líderes y miembros del equipo que participa en las actividades concernientes tienen las competencias requeridas o están en el momento adecuado para enfrentar el proceso bajo su responsabilidad.

La Gestión informática del Conocimiento es global. Involucra a todos los miembros de la organización, directivos, empleados, proveedores y otras partes de interés (Stakeholders). Es conveniente Gestionar el Cambio para alinear los objetivos y apoyar a los líderes y a los equipos involucrados en la Gestión del Conocimiento, el Aprendizaje y la Innovación.

Este ejercicio requiere orientación y acompañamiento. Los proceso de transformación suelen incorporar tecnologías sociales y de ayuda profesional, especializada y experimentada, con el fin de acompañar los proceso mediante ejercicios de Coaching, ejecutivo y de equipos.

CONCLUSIONES

IconsOkEl claro que la información NO es el conocimiento, como también que los sistemas de información son de uso creciente en las organizaciones modernas y de utilidad para operar en un entorno organizacional complejo, hiper-informado, inmerso en un proceso de cambio continuo, regido por objetivos, unidades de negocio, equipos de trabajo, procesos, actividades, tareas, responsabilidades, políticas, normas, procedimientos, máquinas, aplicaciones, herramientas, redes sociales y otros sistemas, de diferente índole.

La selección de la herramienta informática es un asunto complejo que involucra recursos tecnológicos, humanos y económicos, y debe adaptarse a los requerimientos de corto y mediano plazo de la organización. Es una decisión aguda que debe ser convenientemente evaluada para comprender su lugar y momento en el proceso, bajo diferentes ángulos.

La Gestión del Conocimiento alcanza su mayoría de edad al integrar la Gestión del Conocimiento Social y al considerar la informática frente a la Gestión del Conocimiento, un tema complejo y relativamente inexplorado.

 

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