La Gestión del Conocimiento y la Gestión de la Información 2


¿Cómo evaluar un Sistema de Gestión de la información para gestionar el conocimiento?

INTRODUCCIÓN

En esta entrega abordamos el asunto de la informática frente a la Gestión del Conocimiento. Por la complejidad involucrada, la importancia para la Gestión del Conocimiento Organizacional y los recursos y habilidades requeridas para gestionar la información, la tecnología y las comunicaciones, presentamos el artículo en 3 partes, profundizando desde lo conceptual y general hasta lo funcional y pragmático, con el fin de ofrecer una visión amplia para institucionalizar la Gestión del Conocimiento en una organización e implantar un sistema informático para apoyar este objetivo.

 

CONOCIMIENTO E INFORMACIÓN

El conocimiento está íntimamente ligado a la existencia y a la convivencia, es decir a la supervivencia en el contexto humano y social. Los individuos lo utilizan para comprender su propio mundo, las organizaciones usan el conocimiento para cumplir con su objeto social.

A nivel individual el conocimiento es adquirido por vía neural, en forma instintiva, emocional y racional, a través de la comunicación, la reflexión y la memorización, de la aceptación, la duda o el rechazo. Es un proceso cerebral en el que intervienen los sentidos y se destacan cualidades humanas como la intuición, la percepción, la creatividad, el talento y las competencias, bajo la influencia cultural de costumbres, prácticas, creencias y formas de transmisión del conocimiento en la sociedad.

También a través de la información, que NO es el conocimiento. Está compuesta por datos de diversa naturaleza: físicos y etéreos, cualitativos y cuantitativos, que facilitan el proceso de conocimiento derivado de la conceptualización, la visión y el discernimiento de los seres humanos que procesan los flujos de información frente a un asunto de interés, individual o colectivo.

Los sistemas informáticos requieren recursos económicos, tecnológicos y humanos para su evaluación, instalación, administración y desarrollo; son de uso creciente en las organizaciones modernas y de utilidad para facilitar la Gestión del Conocimiento.

 

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

IcoCKMiEl Conocimiento Organizacional es estructurado: estratégico, técnico, práctico y funcional. El Conocimiento Social es de naturaleza humana y está íntimamente ligado al Conocimiento Organizacional a través de las personas que interactúan en los procesos productivos y de las comunidades relacionadas con la organización.

El entorno organizacional de hoy es complejo, hiper-informado, inmerso en un proceso de cambio continuo, regido por objetivos, unidades de negocio, equipos de trabajo, procesos, actividades, tareas, responsabilidades, políticas, normas, procedimientos, máquinas, aplicaciones, herramientas, redes sociales y otros sistemas, de diferente índole.

La Gestión del Conocimiento constituye un proceso de aprendizaje y de mejora continuada para la generación, la organización, la transferencia y la aplicación del conocimiento.

Involucra medularmente a la organización. Apoya los objetivos estratégicos y de calidad. Incluye la Gestión del Conocimiento Organizacional así como la Gestión del Conocimiento Social[1]. Para su desarrollo es conveniente elaborar una propuesta explícita, que involucre a la gente, los procesos productivos y la tecnología, frente a los procesos de conocimiento.

Por tratarse de un proceso, sinfín, su desarrollo entraña el fortalecimiento de la cultura de liderazgo e innovación y la integración con la estrategia corporativa, el aprendizaje, el tratamiento del error, la investigación y el compartir conocimiento e información, como elementos neurales de la organización.

 

LA GESTIÓN INFORMÁTICA Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

IconsTICUn sistema informático de Gestión del Conocimiento hace parte de un Sistema de Gestión de la Información –SGI, que incorpora diversos módulos y aplicaciones para automatizar e informatizar procesos[2], buenas prácticas o normas en la organización.

La lógica de Procesos enfatiza “quién hace qué, para lograr el resultado deseado”, concepto que normalmente constituye el punto de partida del software de Gestión del Conocimiento, que integra personas, tecnologías y procesos y debe cruzar datos con otros módulos del SGI corporativo.

La selección de la herramienta informática para apoyar la Gestión del Conocimiento es un asunto complejo que involucra recursos tecnológicos, humanos y económicos, y debe adaptarse a los requerimientos de corto y mediano plazo de la organización. Es una decisión aguda que debe ser evaluada bajo diferentes puntos de vista:

 

  1. Madurez de la organización para la gestión informática
  2. Características del software.
  3. Propuesta de valor del fabricante.
  4. Desarrollo a la medida.
  5. Uso del software. Valor.
  6. Consultoría y Acompañamiento.

 

  1. MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA GESTIÓN INFORMÁTICA

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La madurez de la organización frente a la Gestión del Conocimiento es el punto de inflexión para evaluar la primera instancia de la decisión. Bajo esta óptica es conveniente disponer de:

  1. El estado de la Gestión del Conocimiento en la organización.
  2. Una propuesta explícita de Gestión del Conocimiento, que involucre a la gente.
  3. El software de Gestión del Conocimiento frente al Sistema de Gestión de la Información –SGI.
  4. Apoyo corporativo.

Instalar el software no significa hacer Gestión del Conocimiento. Previamente es necesario conocer y cuidar las condiciones para introducirlo en forma exitosa, y evitar costosos errores en términos económicos y de motivación de la gente en este proceso.

Lo primero es conocer la cohesión de la organización en relación con la Gestión del Conocimiento, lo que se obtiene a través del Diagnóstico KM[3], que muestra el estado actual de la Gestión del Conocimiento y genera recomendaciones para la Propuesta Estratégica de Gestión del Conocimiento, que debe ser explícita e incluir a los Stakeholders

El software de Gestión del Conocimiento no debe ser una isla en el SGI. De otro lado su introducción no debe afectar el sistema instalado y, en su desarrollo, será necesario que interactúe con otros módulos del SGI. Este esquema debe ser evaluado previamente para entender el conjunto así como las inter-relaciones con el software KM.

El éxito de un programa de esta naturaleza depende del apoyo de los directivos al más alto nivel y, obviamente, de los recursos requeridos para su introducción y desarrollo. La integración de la Gestión del Conocimiento a la norma ISO 9011:2015 de Gestión de la Calidad[4] reconoce su importancia e impulsa a los líderes y directivos a apoyar decididamente la implantación de un proceso de Gestión del Conocimiento en sus organizaciones.

 

En la próxima entrega desarrollaremos el punto 2. Características del software.

 


1 Ver KMi©evolutionGestión Integral del Conocimiento

2 La Norma ISO 9000 define Proceso como “El conjunto de actividades relacionadas que interactúan y transforman elementos de entrada en resultados”.

3 Para obtener mayor información vea Diagnóstico de la Gestión del Conocimiento

4 Para ampliar información sobre este asunto vea ISO 9001:2015 y Gestión del Conocimiento


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