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Gestión del Conocimiento y Gestión de la Información -2

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¿Cómo evaluar un sistema informático para la gestión del conocimiento?

SGI6-1000

En la primera parte de esta entrega presentamos las consideraciones generales para evaluar un sistema informático de Gestión del Conocimiento con base en:

  1. Madurez de la organización para la gestión informática.
  2. Características del software.
  3. Desarrollo a la medida.
  4. Propuesta de valor del fabricante.
  5. Uso del software. Valor.
  6. Consultoría y Acompañamiento.

También presentamos los principales elementos para determinar la “madurez de la organización” para la Gestión Informática del Conocimiento.

A continuación presentamos lineamiento para evaluar el software de Gestión del Conocimiento.

CARACTERÍSTICAS DEL SOFTWARE

El software de Gestión del Conocimiento es un módulo informático que depende de la plataforma tecnológica, del lenguaje de programación así como de su capacidad de inter-comunicación entre usuarios, del acceso selectivo a documentos y de su compatibilidad con diferentes tipos de datos.

Las características de cada sistema normalmente son destacadas por el fabricante del software. Para facilitar la comprensión, independiente de la marca, encaramos el análisis en dos frentes: Tecnología y Funcionalidad.


TECNOLOGÍA

IconsTICEs el parámetro que determina la construcción del software en términos de la infraestructura (hardware) y de la plataforma (sistema operativo), que determinan los protocolos tecnológicos de Seguridad y de Comunicación.

Para rapidez y transparencia en la instalación necesariamente el software debe funcionar on-line, ya sea en la intranet de la organización o en un servicio en la nube. En la misma dirección es conveniente que sea compatible con el Sistema Operativo de la organización. Los sistemas multi-plataforma, funcionan en servidores de cualquier Sistema Operativo: Windows, Mac, Linus o Android.

Para el funcionamiento on-line solo se necesita que los terminales, PC y dispositivos estén conectados a la red y dispongan de un navegador actualizado y con protocolo de seguridad. En este caso el consumo de red es mínimo, no se requieren cambios en la infraestructura actual y es posible conectarse al sistema en forma sencilla, en cualquier hora y lugar.

La herramienta de desarrollo debe ser robusta para permitir muchos usuarios simultáneos como JAVA EE que además es portable, escalable y segura en el lado del servidor. También puede utilizar sistemas estándar para administrar los datos a través del servidor -Appache, Tomcat o de MS-SQL-Server

Para controlar el acceso a la información, como también para cumplir obligaciones legales, evitar pérdidas de información y gestionar la recuperación de desastres es conveniente que el sistema cumpla con las especificaciones de un Sistema de Gestión de la SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN –SGSI, normalmente basado en ISO 27001. También debe buscarse un alto nivel de SEGURIDAD DE LA COMUNICACIÓN, garantizado por protocolo específico y encriptado (como el que utilizan las aplicaciones bancarias). La seguridad en el puesto de trabajo debe ser sencilla de aplicar y de propagar por todo el sistema.

ESTRUCTURA INFORMÁTICA

IconProcesoLa organización de la información orienta los resultados y permite la evolución hacia los objetivos de cada cargo.

Para estructurar los macro-procesos y procesos y priorizar el Conocimiento Clave de la organización frente a sus Objetivos Estratégicos, bajo un marco de Arquitectura Informática el software Clarity integra a los Gestores del Conocimiento, independiente de la naturaleza del cargo o de la especialidad de su actividad, a partir de roles clasificados con base en la matriz RACSI: Responsable, Aprobador, Soportador, Consultado, Informado.

En forma complementaria brinda espacios para la acción estratégica y operativa al facilitar la Gestión Funcional del Conocimiento a través de:

  • La normalización, documentación, verificación y actualización de la información.
  • El estímulo a la innovación con opciones de adición, evaluación y consolidación de “lecciones aprendidas”.
  • El desarrollo de la “Universidad Corporativa”, para definir el conocimiento requerido en cada proceso, estimular el auto-aprendizaje y los planes de carrera, como también para evaluar y certificar pruebas de conocimiento.

Para facilitar la operación y la administración integra un esquema de entrada de datos a través de un sistema fractal de decisiones, fundamentado en la misión, la visión, los objetivos, políticas y normas de la organización, así como en los recursos del cargo, a cualquier nivel de participación.

Para apoyar informáticamente la Gestión del Conocimiento Organizacional puede utilizarse un software estructurado como Clarity o uno flexible como Aiprox, que pueda ser adaptado a los requerimientos de información del programa corporativo de Gestión del Conocimiento e inter-relacionado con el ERP corporativo.

FUNCIONALIDAD DEL SOFTWARE

IconsInnova1El software debe estar en capacidad de soportar el modelo de Gestión del Conocimiento de la organización tanto en lo conceptual como en lo funcional, para entregar datos fiables, facilitar acceso selectivo a los usuarios del sistema, incorporar las áreas funcionales y controlar todos los procesos de la organización.

Su conceptualización debe estar fundamentada en una base teórica comprensible que integre metodologías administrativas (objetivos, procesos, calidad), educativas (inteligencia, competencias, formación, aprendizaje), culturales (sociales, antropológicas), físicas (incertidumbre, complejidad, extinción) y técnicas (TIC).

El sistema debe proveer servicios de directorio (páginas amarillas) para facilitar la comunicación con expertos o autores, así como para la gestión documental de cada usuario (manuales, confidencialidad) y de comunicación entre ellos. Puede integrar correo electrónico, teléfono, bibliotecas, archivos, acceso a software y otros elementos, así como las metodologías y buenas prácticas para desarrollar Planes de Carrera y registrar, consensuar y auditar el conocimiento.

IconsTICLas opciones de funcionalidad varían con el fabricante. Es deseable que el software tenga la siguiente funcionalidad:

  1. Definición de perfiles de cargo.
  2. Opción para reclutamiento y selección de personal.
  3. Aseguramiento de la calidad de los procesos.
  4. Sistema confiable y flexible que internamente permita diseñar, modificar y evolucionar el proceso informático, sin necesidad de intervención externa.
  5. Estímulo a la innovación al facilitar mejoras constantes y detalladas de cualquier usuario, en cualquier nivel.
  6. Propagación automática de las mejoras, en forma pertinente.
  7. Opción para integrar “desarrollo a la medida”, con base en necesidades específicas.
  8. Autonomía para la gestión de la información, de help desk y mantenimiento técnico.

Para determinar el perfil del usuario se consideran los objetivos y la gestión en el puesto de trabajo, permisos de acceso, conocimiento adquirido (títulos y capacitaciones), conocimiento desarrollado (documentos realizados, ideas presentadas) y mapa que muestre su capacidad para generar nuevo conocimiento, así como la amplitud y eficiencia de su red. La página personal debe permitir datos como aficiones e intereses, opción de búsqueda de información, dentro y fuera de la organización, y biblioteca de documentos, plantillas o presentaciones.

MÉTRICAS

IconsOkDisponer de herramientas de control y métrica en cualquier punto facilita la evaluación y la toma de decisiones. En esta dirección es conveniente que el software disponga de:

  • Métricas convencionales o especializadas con capacidad para importar información de diversas aplicaciones y valorar avances generales o particulares del sistema.
  • Control gráfico de los activos informáticos, tanto personas, como aplicaciones, bases de datos y elementos de hardware que interactúan en el sistema.

 

TRASCENDENCIA

Debido a que la Gestión del Conocimiento Organizacional es un proceso continuo en un entorno cambiante, es bien importante que el sistema seleccionado esté basado en tecnología avanzada que integre inteligencia artificial, servicios de actualización de protocolos de comunicaciones y de modelos de cálculo y gestión de datos, para abordar el futuro sin riesgos de obsolescencia.

En la próxima entrega nos referimos a los elementos adicionales y colaterales que son importantes para evaluar un sistema informático de Gestión del conocimiento. En especial nos aproximaremos a:

  1. Integración de Desarrollo a la medida.
  2. Propuesta de Valor del fabricante.
  3. Valor del software. Modalidades de uso
  4. Consultoría y Acompañamiento.

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How to evaluate a computer system for knowledge management?

SGI6-1000

In the first part of this release we introduced the general considerations for evaluating a computer system Knowledge Management based on:

  1. Maturity of the organization for IT management.
  2. Software features.
  3. Custom development.
  4. Value proposition manufacturer.
  5. Using the software. Value.
  6. Consulting and Support.

We also came up the main elements to determine the “maturity of the organization” for Computing Knowledge Management.

Here are a guideline to evaluate the Knowledge Management software features

SOFTWARE FEATURES

The Knowledge Management Software is a information module that depends on the technology platform, programming language and its ability to inter-user communication, selective access to documents and their compatibility with different types of data.

The characteristics of each system are usually highlighted by the software manufacturer. To facilitate understanding, regardless of the brand, we face the analysis on two fronts: Technology and Functionality.


TECHNOLOGY

IconsTIC

It’s the parameter that determines the construction of the software in terms of infrastructure (hardware) and platform (operating system), which determine the technological Security and Communications protocols.

For speed and transparency it’s mandatory that software installation work online, either on the organization’s intranet or on service in cloud. In the same direction it must be suitably compatible with the operating system of the organization. The multi-platform systems run on any servers OS: Windows, Mac, Linus or Android.

For on-line operation only it’s needed that terminals, PCs and devices are connected to the network by an updated browser with security protocol. In this case the network consumption is minimal, no changes to the current infrastructure is required and you can connect to the system easily, at any time and place.

The development tool must be robust to allow as many simultaneous users as needed, like JAVA EE also it must be portable, scalable and secure server-side. You can also use standard systems to manage data through -Appache, Tomcat server or MS-SQL-Server

To control access to information, as well as to fulfill legal obligations, prevent data loss and manage disaster recovery is desirable that the system meets the specifications of a SECURITY INFORMATION Management System -SGSI, usually based on ISO 27001, it should also look for a high level of communication security, guaranteed by specific and encrypted protocol (such as using banking applications). Safety in the workplace it should be simple to apply and spread throughout the system.

INFORMATIC STRUCTURE

IconProceso

The info organization orients the results and allows progress towards the goals of each position.in company.

To structure the macro-processes and processes and prioritize the key knowledge of the organization against its strategic goals under a Computing Architecture framework, Clarity software integrates knowledge workers, regardless of the nature or specialty of the their activity position, from roles classified on the RACSI matrix: Responsible, Approver, Supporter, Consulted, Informed.

Complementary it offers spaces for the strategic and operational action, facilitating Functional Knowledge Management through:

  • Standardization, documentation, verification and updating of information.
  • Encouraging innovation adding options to test and consolidate “lessons learned”. 
  • The development of “Corporate University” to define the knowledge required for each process, encourage self-learning and career plans, as well as to evaluate and certify knowledge exams.

To facilitate the operation and management it integrates an outline data input through a fractal system decisions, based on the mission, vision, goals, policies and rules of the organization, as well as the resources of position, to any level of participation.

For computationally support organizational knowledge management you can used a structured software as Clarity, or one flexible software like Aiprox, that can be tailored to the corporate Knowledge Management information requirements, inter-related with corporate ERP.

SOFTWARE FUNCTIONALITY

IconsInnova1

Software must be able to withstand the Knowledge Management organization’s model, both conceptually and functionally, to deliver reliable data, provide selective access to system users, incorporate functional areas and control all organization’s processes.

Its conceptualization must be based on a comprehensive theoretical base that integrates administrative methodologies (objectives, processes, quality), educational (intelligence, skills, training, learning), cultural (social, anthropological), physical (uncertainty, complexity, extinction) and techniques (ICT).

The system must provide directory services (yellow pages) to facilitate communication with experts and authors, as well as document management for each user (manual, confidentiality) and communication between them. It can integrate email, phone, libraries, archives, access to software and other elements as well as methodologies and best practices to develop and register Career Planning, agree and audit knowledge.

IconsTICFunctionality options vary with the manufacturer. Desirably, the software must have the following functionality:

  1. Position`s profiles.
  2. Option for staff recruitment and selection.
  3. Quality assurance processes.
  4. Reliable and flexible system that allows internally design, modify and evolve the computing process, without external intervention.
  5. Encouraging innovation by providing constant improvements and detailed of any user, at any level.
  6. Automatic propagation of the improvements, as appropriate pption to integrate the “development dimension”, based on specific needs.
  7. Autonomy for information management, help desk and technical maintenance.

To determine the user profiles there are considered the management goals in workplace, access permissions, acquired knowledge (qualifications and training), developed knowledge (documents made, ideas presented) and a map showing their ability to generate new knowledge as well as the breadth and efficiency of your network. Personal page should allow data such as hobbies and interests, search option information within and outside the organization, and document library, templates or presentations.

METRICS

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Tools and metrics at any point facilitates the evaluation and decision-making control. In This direction is desirable that software has available:

  • Within conventional or specialized metrics with ability to import information from various applications and particularly system assess overall progress.
  • Graphical monitoring of IT assets, both people and applications, databases and hardware elements that interact in the system.

 

 

TRASCENDENCE

Because organizational knowledge management is a continuous process in a highly changing environment it’s very important that the selected system is based on advanced technology that integrates artificial intelligence, update services communications protocols, calculation models and data management to address the future without the obsolescence risk.

In the next post we will refer to additional and collateral elements that are important to evaluate a computer system Knowledge management. In particular we will approach:

  1. Integration Custom development.
  2. Value Proposition manufacturer.
  3. Value of the software. Using patterns
  4. Consulting and Support.

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