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La Gestión del Conocimiento y la Gestión de la Información

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¿Cómo evaluar un Sistema de Gestión de la información para gestionar el conocimiento?

INTRODUCCIÓN

En esta entrega abordamos el asunto de la informática frente a la Gestión del Conocimiento. Por la complejidad involucrada, la importancia para la Gestión del Conocimiento Organizacional y los recursos y habilidades requeridas para gestionar la información, la tecnología y las comunicaciones, presentamos el artículo en 3 partes, profundizando desde lo conceptual y general hasta lo funcional y pragmático, con el fin de ofrecer una visión amplia para institucionalizar la Gestión del Conocimiento en una organización e implantar un sistema informático para apoyar este objetivo.

 

CONOCIMIENTO E INFORMACIÓN

El conocimiento está íntimamente ligado a la existencia y a la convivencia, es decir a la supervivencia en el contexto humano y social. Los individuos lo utilizan para comprender su propio mundo, las organizaciones usan el conocimiento para cumplir con su objeto social.

A nivel individual el conocimiento es adquirido por vía neural, en forma instintiva, emocional y racional, a través de la comunicación, la reflexión y la memorización, de la aceptación, la duda o el rechazo. Es un proceso cerebral en el que intervienen los sentidos y se destacan cualidades humanas como la intuición, la percepción, la creatividad, el talento y las competencias, bajo la influencia cultural de costumbres, prácticas, creencias y formas de transmisión del conocimiento en la sociedad.

También a través de la información, que NO es el conocimiento. Está compuesta por datos de diversa naturaleza: físicos y etéreos, cualitativos y cuantitativos, que facilitan el proceso de conocimiento derivado de la conceptualización, la visión y el discernimiento de los seres humanos que procesan los flujos de información frente a un asunto de interés, individual o colectivo.

Los sistemas informáticos requieren recursos económicos, tecnológicos y humanos para su evaluación, instalación, administración y desarrollo; son de uso creciente en las organizaciones modernas y de utilidad para facilitar la Gestión del Conocimiento.

 

LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

IcoCKMiEl Conocimiento Organizacional es estructurado: estratégico, técnico, práctico y funcional. El Conocimiento Social es de naturaleza humana y está íntimamente ligado al Conocimiento Organizacional a través de las personas que interactúan en los procesos productivos y de las comunidades relacionadas con la organización.

El entorno organizacional de hoy es complejo, hiper-informado, inmerso en un proceso de cambio continuo, regido por objetivos, unidades de negocio, equipos de trabajo, procesos, actividades, tareas, responsabilidades, políticas, normas, procedimientos, máquinas, aplicaciones, herramientas, redes sociales y otros sistemas, de diferente índole.

La Gestión del Conocimiento constituye un proceso de aprendizaje y de mejora continuada para la generación, la organización, la transferencia y la aplicación del conocimiento.

Involucra medularmente a la organización. Apoya los objetivos estratégicos y de calidad. Incluye la Gestión del Conocimiento Organizacional así como la Gestión del Conocimiento Social[1]. Para su desarrollo es conveniente elaborar una propuesta explícita, que involucre a la gente, los procesos productivos y la tecnología, frente a los procesos de conocimiento.

Por tratarse de un proceso, sinfín, su desarrollo entraña el fortalecimiento de la cultura de liderazgo e innovación y la integración con la estrategia corporativa, el aprendizaje, el tratamiento del error, la investigación y el compartir conocimiento e información, como elementos neurales de la organización.

 

LA GESTIÓN INFORMÁTICA Y LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

IconsTICUn sistema informático de Gestión del Conocimiento hace parte de un Sistema de Gestión de la Información –SGI, que incorpora diversos módulos y aplicaciones para automatizar e informatizar procesos[2], buenas prácticas o normas en la organización.

La lógica de Procesos enfatiza “quién hace qué, para lograr el resultado deseado”, concepto que normalmente constituye el punto de partida del software de Gestión del Conocimiento, que integra personas, tecnologías y procesos y debe cruzar datos con otros módulos del SGI corporativo.

La selección de la herramienta informática para apoyar la Gestión del Conocimiento es un asunto complejo que involucra recursos tecnológicos, humanos y económicos, y debe adaptarse a los requerimientos de corto y mediano plazo de la organización. Es una decisión aguda que debe ser evaluada bajo diferentes puntos de vista:

 

  1. Madurez de la organización para la gestión informática
  2. Características del software.
  3. Propuesta de valor del fabricante.
  4. Desarrollo a la medida.
  5. Uso del software. Valor.
  6. Consultoría y Acompañamiento.

 

  1. MADUREZ DE LA ORGANIZACIÓN PARA LA GESTIÓN INFORMÁTICA

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La madurez de la organización frente a la Gestión del Conocimiento es el punto de inflexión para evaluar la primera instancia de la decisión. Bajo esta óptica es conveniente disponer de:

  1. El estado de la Gestión del Conocimiento en la organización.
  2. Una propuesta explícita de Gestión del Conocimiento, que involucre a la gente.
  3. El software de Gestión del Conocimiento frente al Sistema de Gestión de la Información –SGI.
  4. Apoyo corporativo.

Instalar el software no significa hacer Gestión del Conocimiento. Previamente es necesario conocer y cuidar las condiciones para introducirlo en forma exitosa, y evitar costosos errores en términos económicos y de motivación de la gente en este proceso.

Lo primero es conocer la cohesión de la organización en relación con la Gestión del Conocimiento, lo que se obtiene a través del Diagnóstico KM[3], que muestra el estado actual de la Gestión del Conocimiento y genera recomendaciones para la Propuesta Estratégica de Gestión del Conocimiento, que debe ser explícita e incluir a los Stakeholders

El software de Gestión del Conocimiento no debe ser una isla en el SGI. De otro lado su introducción no debe afectar el sistema instalado y, en su desarrollo, será necesario que interactúe con otros módulos del SGI. Este esquema debe ser evaluado previamente para entender el conjunto así como las inter-relaciones con el software KM.

El éxito de un programa de esta naturaleza depende del apoyo de los directivos al más alto nivel y, obviamente, de los recursos requeridos para su introducción y desarrollo. La integración de la Gestión del Conocimiento a la norma ISO 9011:2015 de Gestión de la Calidad[4] reconoce su importancia e impulsa a los líderes y directivos a apoyar decididamente la implantación de un proceso de Gestión del Conocimiento en sus organizaciones.

 

En la próxima entrega desarrollaremos el punto 2. Características del software.

 


1 Ver KMi©evolutionGestión Integral del Conocimiento

2 La Norma ISO 9000 define Proceso como “El conjunto de actividades relacionadas que interactúan y transforman elementos de entrada en resultados”.

3 Para obtener mayor información vea Diagnóstico de la Gestión del Conocimiento

4 Para ampliar información sobre este asunto vea ISO 9001:2015 y Gestión del Conocimiento

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How to evaluate a Management Information System to manage knowledge?

INTRO

In this post we address the information issue facing Knowledge Management. Because of complexity, the importance for the organizational knowledge management and by the resources and skills required to manage information, technology and communications, we present the article in 3 parts, deepening from the conceptual and general to the functional and pragmatic, with in order to offer a wide vision to implement knowledge management in an organization and to define the computed information system to support this objective.

KNOWLEDGE AND INFORMATION

Knowledge is intimately linked to the existence and coexistence, to survival in the human and social context. Individuals use it to understand their own world; organizations use knowledge to fulfill their purposes.

At the individual level knowledge is acquired by neural via, instinctive, emotional and rational, through communication, reflection and memorization, acceptance, doubt or rejection. It’s a brain process that involved senses and highlights human qualities such as intuition, perception, creativity, talent and skills, under the cultural influence of customs, practices, beliefs and ways of transmission of knowledge in society.

Also through the information.

Information IS NOT knowledge. It is formed by data of various kinds: physical and ethereal, qualitative and quantitative, which facilitate the knowledge processes derived from conceptualization, vision and discernment of human beings that process information flows versus a matter of interest, single or collective.

Computer systems require economic, technological and human resources for evaluation, installation, management and development; they are increasingly used in modern companies and is useful to facilitate knowledge management.

 

KNOWLEDGE MANAGEMENT

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Organizational Knowledge is structured: strategic, technical, practical and functional. Social Knowledge is human natured and is closely linked to organizational knowledge through people interacting in production and communities processes, linked to the organization.

The today organizational environment is complex, hyper-informed, immersed in a continuous change process, governed by objectives, business units, teams, processes, activities, tasks, responsibilities, policies, standards, procedures, machines, applications, tools, social networks and other systems, of different types.

Knowledge management is a process of continuous learning and improvement for knowledge generation, organization, transfering and application.

Medullary involves the whole organization. It supports the strategic and quality objectives; includes Organizational Knowledge Management and Social Knowledge Management[1]. It’s desirable to develop an explicit Knolwdege Management proposal, involving people, production processes and technology, faced to the knowledge processes.

Since it is an endless process, to develope it requires to strength the leadership and innovation organization culture, integrating corporate and learning strategy, error handling, knowledge research and sharing information, as neural organization elements.

 

INFORMATIC MANAGEMENT AND KNOWLEDGE MANAGEMENT

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A computered Knowledge Management system is part of a Information Management System -IMS, which incorporates a set of modules and applications to automate and computerize processes[2], best practices or standards in the organization.

The process logic emphasizes “who does what, to achieve the desired result“, a concept which normally constitutes the starting point in Knowledge Management Software, to integrate information, processes, people, technology and to cross data with other modules of corporate IMS.

The selection of the computer tool to support knowledge management is a complex issue that involves technological, human and economic resources, and must be adapted to the requirements of short and medium term the organization. It is an acute decision that must be evaluated under different points of view:

 

  1. Maturity of the organization for Informatic management.
  2. Software features.
  3. Manufacturer’s value proposition.
  4. Custom development.
  5. Software value and utility.
  6. Consulting and Support.

 

  1. MATURITY OF THE ORGANIZATION FOR INFORMATIC MANAGEMENT

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The maturity of the organization for Knowledge Management is the turning point to evaluate the first instance of the decision. In this light it is desirable to have:

  1. The state of knowledge management in the organization.
  2. An involving people explicit Knowledge Management Proposal,
  3. The IMS faced to the Information Knowlede Management System -IKMS
  4. Corporate Support.

Installing the IKMS does not mean to implant the Knowledge Management Process. Previously we must know necessary conditions to introduce it successfully, and to avoid costly, economic and motivating people mistakes.

The first is to know the cohesiveness of the organization faced to knowledge management processes, which is obtained through the diagnosis[3], which presents the current KM status and generates recommendations for the Strategic Knowledge Management Proposal, which must be explicit and include Stakeholders. IMS Diagnosis must be done in a separated stage.

The Knowledge Management software should not be an island in the IMS. On the other hand its introduction should not affect the installed system and in its development, we will need to interact with other data in the IMS. This scheme must be previously evaluated to understand the whole system and their inter-relationships to establish the requirements for new software.

The success of a program of this nature depends on the Corporate Support, at the highest level, and obviously on the resources required for introduction and development. Integration of Knowledge Management in the new ISO quality standard 9011: 2015[4]  recognizes its importance and encourages leaders and managers to the strong implementation of a knowledge management process in their organizations.

 

In the next post we will develop point 2. Software features.

 


1 See KMi©evolutionIntegral Knowledge Management

2 ISO 9000 defines Process as “The set of interrelated activities that interact and transforms inputs into outputs”.

3 See Knowledge Management’s Diagnosis

4 See ISO 9001:2015 and Knowledge Management

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